Algemene verkoopsvoorwaarden
Deze algemene verkoopsvoorwaarden (« AVV ») regelen de commerciële relatie tussen H&H Informatique SA, Rue Léon Morel 4, 5032 Isnes (België), ondernemingsnummer KBO 0431.238.937 (« de Uitgever »), en elke rechtspersoon die een abonnement neemt op de tijdregistratie-applicatie PulseTime (« de Klant »). Zij vullen de algemene gebruiksvoorwaarden aan, die het gebruik van de Dienst beschrijven: de AVV behandelen het commerciële luik (prijs, betaling, facturatie, garanties, aansprakelijkheid).
1. Voorwerp
De Uitgever stelt de Klant in SaaS-modus (Software as a Service) de applicatie PulseTime ter beschikking, toegankelijk via pulsetime.be en zijn subdomeinen, evenals de bijbehorende mobiele applicaties. De Dienst wordt aangeboden in de vorm van maandabonnementen zonder vaste duur.
2. Inschrijving
De inschrijving gebeurt online door de Hoofdbeheerder van de Klant, via het tabblad Account → Facturatie. Zij veronderstelt de volledige aanvaarding van deze AVV evenals van de AGV en van de verwerkersovereenkomst (DPA), op verzoek door de Uitgever bezorgd via dpo@pulsetime.be.
Vóór elke betalende inschrijving geniet de Klant een gratis proefperiode van 15 dagen, zonder verplichtingen en zonder opgave van een betaalmiddel.
3. Pakketten en tarieven
De aangeboden pakketten worden beschreven op de pagina Tarieven en gefactureerd per aantal plaatsen (actieve medewerkers):
- Starter: 1 tot 10 medewerkers, € 3,50 excl. btw / medewerker / maand
- Business: 11 tot 20 medewerkers, € 3,00 excl. btw / medewerker / maand
- Enterprise: 21 medewerkers en meer, € 2,50 excl. btw / medewerker / maand
Alle prijzen zijn exclusief btw. De toepasselijke Belgische btw wordt bijgevoegd voor Klanten gevestigd in België. Voor intracommunautaire Klanten met btw-identificatie buiten België is de btw-verlegging van toepassing overeenkomstig richtlijn 2006/112/EG.
4. Aanvaarde betaalmiddelen
De betalingen worden verwerkt door Stripe Payments Europe Ltd. (Dublin, Ierland). Twee betaalmiddelen worden aanvaard:
- Bankkaart (Visa, Mastercard, Bancontact omgezet): onmiddellijke afhouding op elke vervaldag.
- SEPA-domiciliëring (mandaat ondertekend via Bancontact of rechtstreeks IBAN): afhouding op elke vervaldag, bankbevestiging binnen 2 tot 6 werkdagen.
Het betaalmiddel wordt geregistreerd bij de inschrijving en automatisch gebruikt op de volgende maandelijkse vervaldagen. De Klant kan het op elk moment bijwerken via het tabblad Account → Facturatie.
5. Facturatie
De abonnementen worden maandelijks vooraf gefactureerd, op de verjaardatum van de inschrijving. Een elektronische factuur in PDF-formaat wordt voor elke vervaldag opgemaakt en bezorgd:
- per e-mail aan het door de Klant opgegeven facturatieadres;
- via het Peppol-netwerk voor Klanten van wie het ondernemingsnummer geregistreerd is;
- ook raadpleegbaar via de betalingsgeschiedenis in het tabblad Account → Facturatie.
Elke wijziging van het aantal plaatsen tijdens de maand wordt pro rata gefactureerd op de volgende maandelijkse factuur (proration Stripe).
6. Prijsevolutie
De Uitgever behoudt zich het recht voor de tariefstructuur te wijzigen met een opzeggingstermijn van minstens 30 dagen, per e-mail meegedeeld aan de Hoofdbeheerder van de Klant. Bij onenigheid kan de Klant zijn abonnement opzeggen vóór de ingangsdatum van de nieuwe tariefstructuur, zonder boete en zonder bijkomende opzegtermijn.
7. Terugbetalingsbeleid
Overeenkomstig artikel VI.53 van het Belgisch Wetboek economisch recht van toepassing op B2B SaaS-diensten, en gelet op het onmiddellijk consumeerbare karakter van de Dienst, zijn de reeds betaalde bedragen niet terugbetaalbaar, ook niet bij vroegtijdige opzegging. De opzegging treedt in werking op het einde van de lopende maandperiode.
De Klant behoudt de volledige toegang tot de Dienst tot die datum en kan zijn gegevens gedurende de 30 daaropvolgende dagen exporteren, zonder kosten.
8. Wanbetaling en nalatigheidsintresten
Bij een mislukte afhouding op de vervaldag voert Stripe automatisch meerdere nieuwe pogingen uit over een periode van 7 dagen. Tijdens deze periode blijft de Dienst toegankelijk, maar wordt de Hoofdbeheerder uitgenodigd zijn betaalmiddel bij te werken.
Indien geen enkele poging na deze periode slaagt, wordt het abonnement opgeschort: elke wijzigende actie in de Dienst wordt geblokkeerd tot regularisatie. De raadpleging van bestaande gegevens en de export blijven mogelijk.
Elk verschuldigd en onbetaald bedrag brengt van rechtswege en zonder ingebrekestelling nalatigheidsintresten op tegen de wettelijke rentevoet in handelszaken (ECB-basisrente verhoogd met 8 procentpunten), overeenkomstig de wet van 02/08/2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand in handelstransacties. Daaraan kan een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten van 40 € toegevoegd worden, overeenkomstig artikel 6 van diezelfde wet.
9. Opzegging door de Klant
De Klant kan zijn abonnement op elk moment opzeggen via het tabblad Account → Facturatie, zonder reden en zonder opzeggingstermijn. De opzegging treedt in werking op het einde van de lopende maandperiode en geeft geen recht op terugbetaling (zie §7).
10. Opzegging door de Uitgever
De Uitgever kan het abonnement van rechtswege en zonder schadeloosstelling opzeggen bij ernstige tekortkoming van de Klant die niet binnen 10 dagen na ingebrekestelling wordt rechtgezet: aanhoudende wanbetaling, onwettig gebruik van de Dienst, schending van de AGV, inbreuk op de veiligheid of de integriteit van de Dienst.
11. Bewaring van gegevens na opzegging
Na de opzegging wordt de toegang tot de Dienst gedeactiveerd. De gegevens van de Klant worden 30 dagen bewaard vanaf het einde van het abonnement, periode tijdens dewelke de Klant een volledige export kan aanvragen via dpo@pulsetime.be. Daarna worden de gegevens definitief verwijderd, behoudens langere wettelijke verplichting (Belgisch arbeidstijdregister, zie privacybeleid).
12. Garanties
De Dienst wordt geleverd « in de staat waarin hij zich bevindt » (as-is). De Uitgever verbindt zich ertoe alle redelijke middelen in te zetten om een hoge beschikbaarheid te verzekeren, zonder evenwel in dit stadium een becijferde Service Level Agreement (SLA) aan te gaan. Er wordt geen enkele garantie van geschiktheid voor een bijzonder gebruik gegeven buiten de functies beschreven op de pagina Functies.
13. Beperking van aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van de Uitgever, om welke reden ook, is strikt beperkt tot het bedrag dat de Klant tijdens de 12 maanden voorafgaand aan het schadefeit daadwerkelijk heeft betaald. In elk geval worden uitgesloten: indirecte schade, in het bijzonder bedrijfsverlies, omzetverlies, klantenverlies, reputatieschade, verlies van gegevens of inhoud, en elk daaruit voortvloeiend immaterieel nadeel.
Geen enkele bepaling van deze voorwaarden beperkt de aansprakelijkheid van de Uitgever in geval van bedrog, zware fout of lichamelijke schade, overeenkomstig het toepasselijke Belgisch recht.
14. Overmacht
Geen partij kan aansprakelijk gesteld worden voor een niet-uitvoering die voortvloeit uit overmacht zoals gedefinieerd door de Belgische rechtspraak (natuurramp, gewapend conflict, grote storing bij een telecomoperator, uitval van een essentiële onderaannemer, grootschalige cyberaanval, beslissing van een overheidsinstantie).
15. Wijziging van de Dienst
De Uitgever ontwikkelt de Dienst voortdurend verder (correcties, nieuwe functies, prestatieverbeteringen). Hij behoudt zich het recht voor functies toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen zonder voorafgaande mededeling, voor zover deze wijzigingen het evenwicht van de AVV niet wezenlijk aantasten. Bij een wezenlijke wijziging (afschaffing van een belangrijke functie die door de Klant wordt gebruikt) wordt een opzeggingstermijn van 30 dagen aan de Hoofdbeheerder meegedeeld, met recht op opzegging zonder boete vóór de inwerkingtreding.
16. Wijzigingen van deze AVV
De Uitgever kan deze AVV wijzigen om een evolutie van de wet, van de Dienst of van zijn commerciële praktijken weer te geven. De nieuwe versie wordt aan de Hoofdbeheerder meegedeeld en treedt 30 dagen later in werking. Indien de Klant de wijzigingen niet aanvaardt, kan hij zonder boete opzeggen vóór de ingangsdatum.
17. Vertrouwelijkheid en bescherming van gegevens
De Uitgever treedt op als verwerker in de zin van de AVG voor de gegevens die door de Klant worden ingevoerd. De voorwaarden van deze verwerking worden gepreciseerd in een verwerkersovereenkomst (DPA), op verzoek bezorgd via dpo@pulsetime.be en die deel uitmaakt van het contract. Het privacybeleid regelt de verwerkingen waarvoor de Uitgever optreedt als verwerkingsverantwoordelijke (bezoekers van de site, Hoofdbeheerder, facturatie).
18. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Deze AVV worden beheerst door het Belgisch recht. Elk geschil over de interpretatie of de uitvoering ervan wordt, bij gebrek aan minnelijke regeling, voorgelegd aan de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Namen (België).
19. Aanvaarding
De inschrijving op een betalend pakket via het tabblad Account → Facturatie geldt als volledige aanvaarding van deze AVV, de AGV en de DPA, zonder voorbehoud. De datum en de identiteit van de Hoofdbeheerder die ingeschreven heeft, worden opgenomen in de auditlogboeken, overeenkomstig artikel 8 AVG (bewijs van toestemming).
20. Contact
Voor elke vraag betreffende deze voorwaarden, neem contact op met info@pulsetime.be.