Verplichte registratie van de arbeidstijd vanaf 2027: wat uw kmo moet weten

U hebt er misschien al van gehoord: vanaf 1 januari 2027 zou de registratie van de arbeidstijd verplicht moeten worden voor Belgische ondernemingen. Maar tussen de aankondigingen en de juridische realiteit gaapt soms een kloof. Laten we een helder overzicht maken, zonder jargon, ook over wat nog niet beslist is.

Hoe ver staan we precies? (de wet is nog niet gestemd)

Laten we nauwkeurig zijn, want dat is belangrijk. De verplichting volgt uit het federaal regeerakkoord (aangekondigd eind 2025 in het kader van het begrotingsakkoord). Het principe is beslist, maar de wet is nog niet gestemd: er is een voorontwerp van wet opgesteld dat momenteel voor advies voorligt bij de Nationale Arbeidsraad, vooraleer het naar de ministerraad en daarna naar het parlement gaat. De definitieve tekst is dus nog niet rond en verschillende modaliteiten zullen later worden verduidelijkt, met name via koninklijk besluit.

Concreet is de richting duidelijk (registratie wordt verplicht), maar sommige details moeten nog worden bevestigd in de uiteindelijke tekst: welke gegevens precies, bewaartermijnen, raadplegingsmodaliteiten. Geen reden tot paniek; het belangrijkste is anticiperen, zonder u te vroeg vast te leggen op een starre oplossing.

Waarom deze verplichting eraan komt

Het is geen Belgische gril. In 2019 oordeelde het Hof van Justitie van de Europese Unie dat de lidstaten werkgevers een systeem moesten opleggen om de dagelijkse arbeidsduur te meten, op een objectieve, betrouwbare en toegankelijke manier. Het doel is de werknemers te beschermen en de grenzen inzake arbeidsduur en rust te doen naleven. België was een van de laatste landen dat dit niet had omgezet. De verplichting van 2027 maakt die achterstand goed.

Wie wordt geviseerd?

Heel ruim: de verplichting zou alle werkgevers moeten viseren, in alle sectoren, zowel privé als openbaar, ongeacht de grootte van de onderneming. Enkel zelfstandigen zonder personeel zouden er niet aan onderworpen zijn. Kortom: als u medewerkers hebt, wordt u zeer waarschijnlijk geviseerd.

Wat zult u moeten registreren?

De werkelijke arbeidsduur van elke medewerker: het beginuur, het einduur en de pauzes. Het idee is om op een betrouwbare manier de effectief gepresteerde tijd te kunnen bewijzen, zonder nog te moeten teruggrijpen naar ruwe schattingen op het einde van de maand. De exacte lijst van te bewaren gegevens zal door de uiteindelijke tekst worden bevestigd.

Goed nieuws: geen verplichte prikklok

Dat is het meest voorkomende misverstand. De wet zal een "objectief, betrouwbaar en toegankelijk" systeem opleggen, maar geen specifiek materiaal. U zult geen fysieke prikklok hoeven te installeren. Een digitaal systeem, zelfs een eenvoudige mobiele app, is perfect geldig, zeker met een beveiligde tijdstempel en geolocatie op het moment van registratie. Voor een kmo is dat zelfs de eenvoudigste en goedkoopste oplossing.

Een ander geruststellend punt dat vaak wordt aangehaald: de bedoeling is om ook soepele systemen mogelijk te maken, met inbegrip van registratie achteraf in bepaalde gevallen. Ook hier zullen de precieze modaliteiten worden vastgelegd in de uitvoeringsteksten.

Verwar twee verplichtingen niet

Voor sommige ondernemingen, vooral in de bouw en de schoonmaak, botsen twee verplichtingen. U onderscheidt ze beter nu al:

Beide zijn verschillend en het ene vervangt het andere niet. PulseTime dekt op zijn beurt al de registratie van de arbeidstijd. Aan Checkinatwork wijden we een apart artikel.

Wat nog moet worden verduidelijkt

Zolang de wet niet gestemd is en de besluiten niet gepubliceerd zijn, blijven enkele punten open: de exacte lijst van te registreren gegevens, de bewaartermijnen, de raadplegingsmodaliteiten en eventuele sectorale uitzonderingen. Het beste is om de communicatie van uw sociaal secretariaat te volgen, dat de definitieve modaliteiten zal doorgeven zodra ze bekend zijn.

Hoe u zich nu al voorbereidt

U hoeft niet te wachten op de uiteindelijke tekst om vooruit te gaan. De grote principes (betrouwbare duur, toegankelijk systeem) zijn al duidelijk. Enkele goede reflexen:

• ✓Kies een eenvoudig systeem dat uw teams zonder opleiding zullen aannemen;
• ✓Geef de voorkeur aan een oplossing zonder materiaal om te kopen of te installeren, om flexibel te blijven als de modaliteiten evolueren;
• ✓Controleer of de uren gemakkelijk exporteerbaar zijn naar uw sociaal secretariaat;
• ✓Zorg voor een betrouwbare tijdstempel, idealiter met geolocatie bij de registratie;
• ✓Test met één team voor u veralgemeent. Idealiter bent u klaar vóór de deadline, niet op de dag zelf.

Nu anticiperen, dat behoedt u voor de haast eind 2026, wanneer iedereen er tegelijk aan begint.

PulseTime is klaar voor 2027

PulseTime is precies daarvoor ontworpen: registratie met één tik (smartphone, QR code of tablet), een betrouwbare tijdstempel en geolocatie, automatisch geconsolideerde uren, en dat alles zonder materiaal om te kopen. Installatie in 5 minuten, zonder verbintenis. U anticipeert de verplichting met een gerust hart en wint vanaf vandaag tijd.