Smartphone, QR-Code oder Tablet: 3 einfache Wege zum Erfassen

Arbeitszeiterfassung bedeutet nicht länger, eine überteuerte Stempeluhr zu installieren. Heute erfassen Ihre Mitarbeiter mit einer einzigen Geste, und Sie wählen die Methode, die zu Ihrer Branche passt. Hier sind drei davon, mit ihren Anwendungsfällen.

1. Das Smartphone, mit GPS

Jeder Mitarbeiter erfasst über sein Telefon, mit einem Tipp. Die Geolokalisierung bestätigt, dass er sich im Moment der Erfassung tatsächlich am Arbeitsplatz befindet. Das ist die ideale Methode für mobile Teams und Baustellen, dort, wo es keinen festen Punkt gibt: Der Mitarbeiter kommt vor Ort an, erfasst, und fertig, egal wo er ist.

2. Der QR-Code

Ein QR-Code am Eingang des Standorts: Der Mitarbeiter scannt ihn beim Ankommen und beim Gehen. Einfach, visuell, mit so gut wie nichts zu installieren. Perfekt für einen einzigen Zugang (den Eingang eines Geschäfts, einer Werkstatt oder eines Restaurants) und für Personen, die mit einer App weniger vertraut sind.

3. Das Tablet am Empfang

Ein Tablet am Empfang dient als gemeinsamer Erfassungs-Kiosk: Jeder identifiziert sich beim Ankommen in wenigen Sekunden. Ideal für Orte mit einem gemeinsamen Durchgangspunkt, wie einem Büro oder einem Gastronomiebetrieb, und für Teams, die ihr persönliches Telefon nicht nutzen.

Welche soll man wählen?

Der richtige Reflex: Gehen Sie von Ihrem Umfeld aus, nicht von der Technik.

• ✓Baustelle oder mobiles Team → Smartphone mit GPS;
• ✓Geschäft, Werkstatt, Restaurant → QR-Code am Eingang;
• ✓Büro, Empfang → Tablet als Kiosk.

Und nichts zwingt Sie, sich für eine einzige Methode zu entscheiden: Sie können sie je nach Team problemlos kombinieren. Ihre Außendienstmitarbeiter erfassen per Smartphone, die Werkstatt per QR-Code, der Empfang per Tablet, und alles läuft an derselben Stelle zusammen.

Und die Geolokalisierung, ist das legal?

Ja, sofern sie verhältnismäßig bleibt, was hier der Fall ist. Die Position wird nur im genauen Moment der Erfassung ermittelt, um die Anwesenheit am Arbeitsplatz zu überprüfen: Es handelt sich nicht um eine fortlaufende Überwachung der Bewegungen. So genutzt, mit einem klaren und begrenzten Zweck, ist die Geolokalisierung bei der Erfassung mit der DSGVO konform. Sie ist sogar ein Vorteil: Sie macht die Erfassung zuverlässig und beendet Streitigkeiten im Keim.

Ohne Material, ohne Schulung

Alle drei Methoden funktionieren mit Geräten, die Sie bereits haben: einem Smartphone, einem Einsteiger-Tablet, einem Poster für den QR-Code. Keine Stempeluhr zu kaufen, keine Verkabelung, keine Wartung. Und für die Mitarbeiter gibt es nichts zu lernen: Erfassen ist ein Tipp. Die Einrichtung zählt in Minuten, nicht in Tagen.

In 5 Minuten bereit, konform mit 2027

Welche Methode auch immer, das Ziel ist dasselbe: eine zuverlässige, mit Zeitstempel versehene Erfassung, die sich leicht an Ihr Sozialsekretariat exportieren lässt. Genau das bietet PulseTime, ohne Material zu kaufen, ohne Verpflichtung, und bereits auf die für 2027 vorgesehene Pflicht zur Arbeitszeiterfassung abgestimmt.