Verpflichtende Arbeitszeiterfassung ab 2027: Was Ihr KMU wissen muss

Sie haben vielleicht davon gehört: Ab dem 1. Januar 2027 soll die Arbeitszeiterfassung für belgische Unternehmen verpflichtend werden. Doch zwischen den Ankündigungen und der rechtlichen Realität klafft mitunter eine Lücke. Verschaffen wir uns einen klaren Überblick, ohne Fachjargon, auch über das, was noch nicht entschieden ist.

Wie weit ist man genau? (das Gesetz ist noch nicht verabschiedet)

Seien wir genau, denn das ist wichtig. Die Pflicht ergibt sich aus dem föderalen Regierungsabkommen (Ende 2025 im Rahmen des Haushaltsabkommens angekündigt). Das Prinzip ist beschlossen, doch das Gesetz ist noch nicht verabschiedet: Ein Gesetzesvorentwurf wurde ausgearbeitet und liegt derzeit dem Nationalen Arbeitsrat zur Stellungnahme vor, bevor er in den Ministerrat und anschließend ins Parlament geht. Der endgültige Text ist also noch nicht fertiggestellt, und mehrere Modalitäten werden später präzisiert, insbesondere durch Königlichen Erlass.

Konkret ist die Richtung klar (die Erfassung wird verpflichtend), doch einige Details müssen im endgültigen Text noch bestätigt werden: welche Daten genau, Aufbewahrungsfristen, Einsichtsmodalitäten. Kein Grund zur Panik; das Wichtigste ist, vorausschauend zu handeln, ohne sich zu früh auf eine starre Lösung festzulegen.

Warum diese Pflicht kommt

Das ist keine belgische Laune. 2019 entschied der Gerichtshof der Europäischen Union, dass die Mitgliedstaaten den Arbeitgebern ein System vorschreiben müssen, das die tägliche Arbeitszeit misst, und zwar auf objektive, verlässliche und zugängliche Weise. Ziel ist es, die Arbeitnehmer zu schützen und die Grenzen für Arbeitszeit und Ruhezeit durchzusetzen. Belgien war eines der letzten Länder, das dies nicht umgesetzt hatte. Die Pflicht von 2027 holt diesen Rückstand auf.

Wer ist betroffen?

Sehr weitreichend: Die Pflicht soll alle Arbeitgeber betreffen, in allen Sektoren, privat wie öffentlich, unabhängig von der Größe des Unternehmens. Nur Selbstständige ohne Personal wären davon nicht betroffen. Kurz gesagt: Wenn Sie Mitarbeiter haben, sind Sie sehr wahrscheinlich betroffen.

Was muss erfasst werden?

Die tatsächliche Arbeitszeit jedes Mitarbeiters: die Anfangszeit, die Endzeit und die Pausen. Die Idee ist, die tatsächlich geleistete Zeit verlässlich nachweisen zu können, ohne weiterhin auf grobe Schätzungen zum Monatsende zurückgreifen zu müssen. Die genaue Liste der aufzubewahrenden Daten wird durch den endgültigen Text bestätigt.

Gute Nachricht: keine verpflichtende Stempeluhr

Das ist das häufigste Missverständnis. Das Gesetz wird ein „objektives, verlässliches und zugängliches" System vorschreiben, aber keine bestimmte Hardware. Sie müssen keine physische Stempeluhr installieren. Ein digitales System, ja sogar eine einfache mobile App, ist vollkommen zulässig, umso mehr mit sicherer Zeitstempelung und Geolokalisierung im Moment der Erfassung. Für ein KMU ist es sogar die einfachste und günstigste Lösung.

Ein weiterer beruhigender Punkt, der oft erwähnt wird: Beabsichtigt ist, auch flexible Systeme zuzulassen, einschließlich der Erfassung im Nachhinein in bestimmten Fällen. Auch hier werden die genauen Modalitäten durch die Ausführungstexte festgelegt.

Verwechseln Sie nicht zwei Pflichten

Für manche Unternehmen, besonders im Bau und in der Reinigung, prallen zwei Pflichten aufeinander. Besser unterscheidet man sie schon jetzt:

Beide sind unterschiedlich, und das eine ersetzt das andere nicht. PulseTime seinerseits deckt die Arbeitszeiterfassung bereits ab. Checkinatwork widmen wir einen eigenen Artikel.

Was noch zu präzisieren ist

Solange das Gesetz nicht verabschiedet und die Erlasse nicht veröffentlicht sind, bleiben einige Punkte offen: die genaue Liste der zu erfassenden Daten, die Aufbewahrungsfristen, die Einsichtsmodalitäten und etwaige sektorale Ausnahmen. Am besten verfolgen Sie die Mitteilungen Ihres Sozialsekretariats, das die endgültigen Modalitäten weitergeben wird, sobald sie bekannt sind.

Wie Sie sich vorbereiten, ohne zu warten

Sie müssen nicht auf den endgültigen Text warten, um voranzukommen. Die großen Grundsätze (verlässliche Dauer, zugängliches System) sind bereits klar. Einige gute Reflexe:

• ✓Wählen Sie ein einfaches System, das Ihre Teams ohne Schulung annehmen;
• ✓Bevorzugen Sie eine Lösung ohne Hardware zum Kaufen oder Installieren, um flexibel zu bleiben, falls sich die Modalitäten ändern;
• ✓Prüfen Sie, ob sich die Stunden leicht exportieren lassen zu Ihrem Sozialsekretariat;
• ✓Sorgen Sie für eine verlässliche Zeitstempelung, idealerweise mit Geolokalisierung bei der Erfassung;
• ✓Testen Sie mit einem Team, bevor Sie es flächendeckend einführen. Idealerweise sind Sie vor dem Stichtag bereit, nicht erst am Tag selbst.

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